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Des compétences de communication efficaces sont fondamentales pour réussir; en maîtrisant l’art de la communication, nous augmentons chaque niveau de performance dans notre vie. Si nous communiquons nous pouvons nous débrouiller, mais si nous communiquons habilement nous pouvons faire des miracles dans nos relations familiales, en affaires et en amitiés.
Une communication efficace ne se limite pas à l’échange d’informations, il s’agit de comprendre l’émotion et les intentions derrière l’information. En plus d’être capable de transmettre clairement un message, vous devez également écouter d’une manière qui prend toute la signification de ce qui est dit et qui permet à l’autre de se sentir entendu et compris.
Cet article ce distinguera en 2 partie: la préparation (introspection) et la mise en pratique (extrospection).
Qu’est-ce qui vous empêche de communiquer efficacement ?
Les obstacles courants à une communication efficace comprennent:
Stress et émotion hors de contrôle. Lorsqu’on est stressé ou dépassé émotionnellement, nous sommes plus susceptible de mal lire les autres, d’envoyer des signaux non verbaux déroutants ou rebutants, et de tomber dans des schémas comportementaux malsains. Pour éviter les conflits et les malentendus, vous pouvez apprendre à vous calmer rapidement avant de poursuivre une conversation.
Manque de concentration. Nous ne pouvons pas communiquer efficacement lorsque nous sommes multitâche. Si vous vérifiez votre téléphone, planifiez ce que vous allez dire ensuite, ou rêverie, vous êtes presque certain de manquer des repères non verbaux dans la conversation. Pour communiquer efficacement, vous devez éviter les distractions et rester concentré.
Langage corporel incohérent. La communication non verbale devrait renforcer ce qui est dit et non le contredire. Si vous dites une chose, mais que votre langage corporel en dit une autre, votre interlocuteur aura probablement l’impression que vous n’êtes pas sincère. Par exemple, vous ne pouvez pas dire oui en secouant un « non » de la tête.
Quand vous n’êtes pas d’accord avec ce qui est dit, vous pouvez utiliser un langage corporel négatif pour repousser le message de l’autre, comme croiser les bras, éviter le contact visuel ou tapoter vos pieds. Vous n’êtes pas obligé d’être d’accord avec ce qui se dit, mais pour communiquer efficacement et ne pas rendre l’autre personne sur la défensive ou tout autre malentendu, il est important d’éviter d’envoyer des signaux négatifs.
Ce schéma mécaniste amène la réflexion sur la dégradation du message lors de sa transmission, d’où la raison pour laquelle on dit que les gens ont tendance à comprendre ce qu’ils veulent comprendre. C’est un élément essentiel à prendre en compte pour une communication efficace afin de comprendre notre auditoire et d’être compris en retour, beaucoup font l’erreur de tirer une conclusion hâtive en pensant avoir compris le message sans s’en assurer auprès de leur interlocuteur.
Préparation à la communication efficace
La première clé d’une bonne communication est une manière cohérente de recueillir des informations, des connaissances, des expériences, de s’en souvenir, de les stocker et de les rendre disponibles pour les utiliser. Donc afin de maîtriser cette compétence il faut de la préparation.
Les bases dans la préparation d’une bonne communication reposent sur 4 facultés qui sont:
-L’intérêt
-La fascination
-La sensibilité
-La connaissance
L’intérêt
Aiguisez votre curiosité vers la vie et les personnes que vous rencontrez. Ecoutez et observez ce qui vous entoure, particulièrement si vous visitez un nouvel endroit, une personne vous partage sa culture, ses expériences et ses valeurs qui sont une véritable richesse sur le plan personnel.
La fascination
Passez de l’état d’intéressé à fasciné; les personnes intéressées veulent savoir si ça marche tandis que les gens fascinés veulent savoir comment ça marche, ce qu’il se passe sous la surface.. « Je peux voir que cela fonctionne, mais qu’est-ce qui le fait fonctionner ? »
Au jour le jour laissez la vie vous fasciner, laissez la vie vous intéresser. Substituez la fascination au lieu de la frustration. Soyez curieux de savoir comment la vie et le monde qui vous entoure fonctionne, c’est ainsi que l’on récolte d’avantage d’expériences afin de ce préparer à une meilleur communication.
La sensibilité
C’est une faculté importante dans la préparation à la communication. Essayez de vous mettre dans la peau de vos interlocuteurs, essayez de ressentir ce que les gens ressentent. De blesser comme ils blessent; d’avoir de la sympathie et de la compassion.
La sensibilité essaie de comprendre où quelqu’un peut être en ce moment dans sa vie, vous ne pouvez pas toujours passer par ce qui est évident, car il peut y avoir des raisons cachées derrière les raisons. Il faut donc apprendre à être plus compréhensif, ceci est d’une importance vitale. Parfois il est difficile de sympathiser ou d’avoir de la sensibilité envers une personne, mais vous devez essayer, les gens savent quand vous essayez et il n’est pas rare que cette attitude réserve de bonnes surprises. L’identification avec autrui est une véritable connexion dans la construction d’un pont de compréhension par la bonne communication.
La connaissance
Il faut juste savoir, une astuce consiste à répertorier vos connaissances et ce que vous apprenez d’important dans un journal, tel un guide de votre formation continue. Cela aider à garder le flux de la connaissance par écrit, ainsi que dans notre tête et dans notre cœur.
Principes fondamentaux
-Votre communication doit avoir un but précis. Vous devez décider de ce que vous voulez communiquer, quand et comment vous voulez l’exprimer. Vous devez en quelque sorte planifier votre communication, et mettre en pratique votre plan en fonction de s’il s’agit d’un exposé, d’une réunion, d’un discours ou d’une conférence; elle doit être structuré.
-Ce que vous dites doit correspondre à ce que vous faites car vos actes ont plus de poids que vos mots. Si vous dites une chose et vous en faites une autre, ça laissera place à l’incohérence, alors que si vos mots sont en accord avec vos actions, les gens seront prêts à vous suivre; on ne peut pas exiger une parfaite maîtrise mais simplement la volonté présente dans l’action en quête d’un meilleur devenir.
-Pratiquez et améliorez constamment votre communication écrite et orale: profitez de toutes les occasions que vous avez. Devenir un meilleur orateur et un meilleur écrivain se base sur 3 éléments: pratiquer, demander du feedback, et intégrer le feedback en vue d’améliorer sa communication.
-Apprenez à écouter: la communication est un processus à double sens. Pour devenir un bon communiquant vous devez apprendre à écouter. Intéressez-vous à votre auditoire (vos amis, connaissances, collègues, clients..). Mieux vous les connaîtrez, plus efficace sera votre communication avec eux.
-Montrez que vous vous souciez: parlez avec les gens, ne parlez pas aux gens. Échangez sincèrement sur les intérêts et les besoins des personnes avec lesquelles vous communiquez.
-Focalisez vous sur la clarté: la communication la plus efficace est une communication claire. Ce n’est pas la quantité des choses que vous avez à dire qui fera de vous un bon communiquant, mais bien votre clarté sur le sens des choses que vous dîtes. Restez toujours le plus clair et concis possible.
-Communiquez encore et encore: communiquer une seule fois votre message ne sera pas suffisant pour que l’ensemble de vos interlocuteurs puissent l’intégrer, car nous n’avons pas tous les mêmes canaux de perception. Soyez prêt à communiquer le même concept plusieurs fois et de manières différentes, pour que le maximum de gens vous comprennent au mieux.
-Améliorez votre vocabulaire, votre prononciation et votre orthographe. Devant votre communication écrite ou orale, les gens chercheront votre style et votre classe. Un vocabulaire trop léger est un frein pour définir à autrui de manière riche ses pensées, opinions et émotions.
« Un vocabulaire riche permet d’avoir une communication efficace à partir d’arguments pertinents, tout en augmentant notre niveau de réflexion grâce au développement de nouvelles synapses et par conséquent, engendre la croissance exponentielle de notre intelligence. »
Mise en pratique
Plus que les mots que vous utilisez, une communication efficace combine un ensemble de 4 compétences:
- Écoute engagée
- Empathie
- La communication non verbale
- Gestion du stress
- Affirmation de soi
Bien que ces compétences soient à portée de tous, il faut les développés; la communication est plus efficace lorsqu’elle devient spontanée plutôt que stéréotypée. Un discours qui est lu, par exemple, a rarement le même impact qu’un discours qui est prononcé spontanément. Bien sûr, il faut du temps et des efforts pour développer ces compétences. Plus vous mettrez d’efforts et de pratique, plus vos compétences de communication deviendront instinctives et efficaces.
Soyez conscient des messages que vous envoyez via des canaux non verbaux: établissez un contact visuel et évitez le langage corporel défensif. Présenter l’information de manière à ce que sa signification puisse être clairement comprise. Portez une attention particulière aux différences dans la culture, les expériences passées, les attitudes et les capacités avant de transmettre votre message. Évitez le jargon et le langage trop compliqué; expliquer les choses aussi simplement que possible. Encouragez des éclaircissements si le message n’est pas paru suffisamment clair. Évitez toujours les termes racistes et sexistes ou tout autre langage qui pourrait offenser.
Devenir un locuteur et un auditeur engagé
Lorsque nous communiquons avec les autres, nous nous concentrons souvent sur ce que nous devrions dire. Cependant, une communication efficace consiste aussi à savoir écouter plus qu’on ne parle. Bien écouter signifie non seulement comprendre les mots ou l’information qui est communiquée, mais aussi comprendre les émotions que le locuteur essaie de communiquer.
Il y a une grande différence entre écouter activement et simplement écouter. Quand vous écoutez vraiment, quand vous êtes engagé avec ce qui est dit, vous entendez les intonations subtiles dans la voix de quelqu’un qui vous disent comment cette personne se sent et les émotions qu’elle essaie de communiquer. Lorsque vous êtes un auditeur engagé, non seulement vous comprenez mieux l’autre personne, mais vous vous sentirez aussi entendu et compris, ce qui peut vous aider à établir une connexion plus forte et plus profonde entre vous.
En communiquant de cette façon, vous expérimenterez également un processus qui réduit le stress et favorise le bien-être physique et émotionnel. Si la personne à qui vous parlez est calme, par exemple, écouter de manière engagée vous aidera aussi à vous calmer. De même, si la personne est agitée, on peut l’aider à se calmer en l’écoutant de manière attentive et en lui faisant sentir qu’on se comprend.
Si votre objectif est de comprendre pleinement et de vous connecter avec l’autre personne, l’écoute d’une manière engagée viendra souvent naturellement. Plus vous les pratiquerez, plus vos interactions avec les autres seront satisfaisantes et enrichissantes.
Conseils:
Focalisez-vous sur la conversation, vous ne pouvez pas écouter de manière engagée si vous êtes distrait par votre téléphone ou si vous pensez à autre chose. Vous devez rester concentré sur l’expérience momentané afin de saisir les nuances subtiles et les indices non verbaux importants dans une conversation. Si vous avez du mal à vous concentrer sur certains orateurs, essayez de répéter leurs mots dans votre tête, cela renforcera leur message et vous aidera à rester concentré.
Évitez d’interrompre ou d’essayer de rediriger la conversation vers vos préoccupations; écouter n’est pas la même chose que d’attendre votre tour. Vous ne pouvez pas vous concentrer sur ce que dit quelqu’un si vous formez ce que vous allez dire ensuite. Souvent, le locuteur peut lire vos expressions faciales et sentir que votre esprit est ailleurs.
Fournir une réponse s‘il semble y avoir une déconnexion, reprenez la conversation en paraphrasant. Exprimez ce que les mots du locuteur signifient pour vous, demandez-lui ce qu’il entend par là et échangez les points de vue.
Soyez compatissant aux malheurs des autres et félicitez leurs repères positifs. Pour ce faire, vous devez être conscient de ce qui se passe dans la vie des autres. Créer et maintenir un contact visuel et utiliser les prénoms; de plus n’ayez pas peur de demander aux autres leurs opinions, car cela les aidera à se sentir valorisés. Considérez l’effet émotionnel de ce que vous dites et communiquez selon les normes de comportement acceptables pour l’autre personne.
Avoir de l’empathie
La personne qui a de l’empathie essaie de voir les choses du point de vue des autres. Lorsque vous communiquez avec vos semblables, essayez de ne pas porter de jugement ou de ne pas être biaisé par des idées préconçues ou des croyances, afin de voir les situations et les réponses du point de vue de l’autre personne. Restez en phase avec vos propres émotions pour vous aider à comprendre les émotions d’autrui.
Le cas échéant, présentez votre point de vue personnel de façon claire et honnête pour éviter toute confusion. Gardez à l’esprit que certains sujets peuvent être tabous ou trop stressants sur le plan émotif pour que d’autres puissent en discuter ouvertement.
Offrez des mots et des actions d’encouragement, ainsi que des louanges, aux autres. Faites en sorte que les autres se sentent les bienvenus, recherchés, appréciés et concernés dans vos communications. Si vous laissez les autres savoir qu’ils sont appréciés, ils sont beaucoup plus susceptibles de vous donner le meilleur d’eux-mêmes. Essayez de vous assurer que toutes les personnes impliquées dans une interaction ou une communication sont incluses dans un langage corporel efficace et l’utilisation de questions ouvertes.
Être attentif aux signaux non verbaux
La façon dont vous regardez, écoutez, bougez et réagissez en présence d’une autre personne peut en dire plus sur ce que vous ressentez, que les mots seuls peuvent le faire. La communication non verbale, ou le langage corporel, comprend les expressions faciales, la gestuelle, le contact visuel, la posture, le ton de la voix, même la tension musculaire et la respiration.
Développer la capacité de comprendre et d’utiliser la communication non verbale peut vous aider à vous connecter avec autrui, exprimer ce que vous voulez vraiment dire, naviguer en gardant le cap dans des situations difficiles et établir de meilleures relations à la maison et au travail.
Vous pouvez améliorer votre communication de façon efficace en utilisant un langage corporel ouvert, en gardant un contact visuel avec la personne à qui vous parlez.
Vous pouvez également utiliser le langage corporel pour souligner ou améliorer votre message verbal; tapoter un ami dans le dos tout en le complimentant sur son succès, par exemple, ou en utilisant la gestuelle des mains pour souligner votre message.
Soyez conscient des différences individuelles. Les gens de différents pays et cultures ont tendance à utiliser différents gestes de communication non verbale, il est donc important de prendre en compte l’âge, la culture, la religion, le sexe et l’état émotionnel en lisant les signaux du langage corporel. Un adolescent antillais, une veuve en deuil et un homme d’affaires asiatique, par exemple, utiliseront probablement des signaux non verbaux différemment.
Ajustez vos signaux non verbaux en fonction du contexte. Le ton de votre voix, par exemple, devrait être différent lorsque vous vous adressez à un enfant que lorsque vous vous adressez à un groupe d’adulte. De même, prenez en compte l’état émotionnel de la personne et le contexte dans lequel vous vous trouvez, vous n’aborderez pas une personne en boite de nuit de la même manière que vous l’aborderiez dans une bibliothèque.
Évitez le langage corporel négatif. Utilisez le langage corporel pour transmettre des sentiments positifs. Si vous êtes anxieux à propos d’une situation: un entretien d’embauche, une présentation importante ou une première date, par exemple; vous pouvez utiliser un langage corporel positif pour signaler votre confiance, même si vous ne le ressentez pas. Au lieu d’entrer dans une pièce avec la tête baissée, les yeux détournés et glissant sur une chaise, essayez de vous tenir droit, les épaules en arrière, en souriant tout en gardant le contact visuel, et en vous donnant une poignée de main ferme. Cela vous rendra plus confiant et vous aidera à mettre l’autre à l’aise.
Naturellement tout cela ne viendra pas du premier coup mais avec une pratique répétée, il n’y a pas de secret, ces facultés une fois acquises vous seront grandement bénéfiques.
Faire preuve de self-contrôle
Certains scénarios de communication sont, par nature, stressants. Le stress peut cependant être un obstacle majeur à une communication efficace, toutes les parties devraient essayer de rester calme et concentré. Combien de fois vous êtes-vous senti stressé lors d’un désaccord avec votre partenaire, vos amis, vos collègues ou votre patron; et avez-vous dit ou fait quelque chose que vous avez regretté plus tard ? Si vous pouvez rapidement soulager le stress et retrouver un état calme, vous éviterez non seulement de tels regrets mais, dans de nombreux cas, vous aiderez aussi à calmer l’autre personne. Ce n’est que lorsque vous êtes dans un état calme et détendu que vous serez en mesure de savoir si la situation nécessite une réponse, ou si les signaux de l’autre personne indiquent qu’il serait préférable de garder le silence.
Dans des situations telles qu’un entretien d’embauche, une présentation d’affaires, une réunion à haute pression ou une présentation à la famille d’un proche, par exemple, il est important de gérer vos émotions afin de pouvoir communiquer efficacement sous pression.
Lorsqu’une conversation devient tendue, vous avez besoin de quelque chose de rapide et immédiat pour faire baisser l’intensité émotionnelle. En apprenant à réduire rapidement le stress dans le moment, vous pouvez affronter en toute sécurité toutes les émotions fortes que vous éprouvez, réguler vos sentiments et vous comporter de manière appropriée.
Conseils
Reconnaissez quand vous devenez stressé. Votre corps vous indiquera si vous êtes stressé lorsque vous communiquez. Prenez un moment pour vous calmer avant de décider de poursuivre une conversation ou de la reporter.
L’une des meilleures façon de soulager rapidement et de manière fiable le stress est l’utilisation de vos sens. Par exemple, vous pourriez prendre quelques respirations profondes, serrer et détendre vos muscles, ou simplement vous rappeler une image apaisante, riche en sensations positives. Chaque personne réagit différemment à l’apport sensoriel, vous devez donc trouver des choses qui vous apaisent afin de créer votre propre rituel.
Faites usage de l’humour. Lorsqu’il est utilisé de manière appropriée, en fonction du contexte, l’humour est un excellent moyen de soulager le stress lors de la communication. Rire libère des endorphines qui peuvent aider à soulager le stress et l’anxiété; la plupart des gens aiment rire et se sentent attirés par quelqu’un qui peut les faire rire. N’ayez pas peur d’être drôle ou intelligent, mais assurez-vous que votre humour est approprié à la situation. Lorsque vous sentez que vos interlocuteurs commencent a prendre les choses trop au sérieux, utilisez votre sens de l’humour pour alléger l’atmosphère, abaisser les barrières et gagner leur affection. En utilisant l’humour approprié, vous serez perçu comme plus charismatique.
S’affirmer
L’expression directe et affirmée permet une communication claire et peut aider à renforcer votre estime de soi et votre prise de décision. Être assertif signifie exprimer vos pensées, vos sentiments et vos besoins de manière ouverte et honnête, tout en vous défendant et en respectant les autres; cela ne veut pas dire être hostile, agressif ou exigeant. Une communication efficace consiste à comprendre l’autre et à être compris en retour, pas en lançant des arguments dans le but de faire valoir ses propres opinion, mais plutôt dans un échange constructif et équivalent.
L’affirmation empathique transmet la sensibilité à l’autre personne. Premièrement, reconnaissez la situation ou les sentiments de votre interlocuteur, puis énoncez vos besoins ou votre opinion.
L’assertion d’escalade peut être utilisée lorsque vos premières tentatives échouent. Vous devenez de plus en plus ferme au fil du temps, ce qui peut inclure des conséquences décisives et des mesures à prendre, par exemple si les conditions d’un accord ne sont pas respectés.
Pratiquez l’affirmation de soi dans les situations à faible risque pour commencer à construire votre confiance; ou demandez à vos proches si vous pouvez d’abord pratiquer des techniques d’assertivité au travers de conversations, bénéfique tant pour eux que pour vous.
Conclusion
Affirmez-vous, ayez le courage d’être sincère, transparent et honnête. Cela vous ouvre la porte à une communication plus profonde, efficace, ça renforce en nous un sentiment d’assurance et nous donne accès à un niveau de connexion alchimique avec les autres. Parler avec notre cœur nous libère des poids qui nous pèsent; ces mêmes poids qui nous gardent dans la peur, le doute et l’inaction. Exprimer notre vérité est libérateur, ceci nous aide à mieux percevoir la voie que notre intuition nous indique afin d’acheminer la vie en phase avec soi-même.
Toujours viser à communiquer sur un pied d’égalité avec vos semblables. Ne parlez pas des autres dans leur dos et essayez de ne pas trop développer de favoritisme; en traitant les gens aussi égaux les uns aux autres, vous bâtirez la confiance et le respect. Vérifiez que les gens comprennent ce que vous leur avez dit pour éviter la confusion et les sentiments négatifs. Encouragez les commentaires ouverts et honnêtes de la part du destinataire pour vous assurer que votre message est bien compris et évitez au récepteur de restituer ce qu’il pense que vous voulez dire.
Peu de gens veulent s’entourer de quelqu’un qui a un caractère médiocre. Faites de votre mieux pour être amical, optimiste et positif avec les autres. Maintenez une attitude positive et joyeuse à l’égard de la vie: lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu, restez optimiste et apprenez de vos erreurs. Si vous parvenez à traverser les difficultés et avancez vers vos objectifs avec détermination en gardant la joie de vivre, vous pourriez devenir une source d’inspiration et les gens seront susceptibles de vous exprimé de la positivité lors de communications efficaces, pouvant aboutir vers de solides relations.
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